Impacto del Uso de Grupos, Familias y Materiales Similares en el Proceso de Descargas Anexo 24
El uso de grupos, familias o materiales similares es una práctica común principalmente al momento de realizar procesos de descargas en los sistemas de Anexo 24. Si bien la autoridad no establece una prohibición expresa sobre el uso de estos métodos, en la práctica pueden representar un área de riesgo al momento de atender requerimientos de información o revisiones por parte de la autoridad, debido a que pueden dificultar la trazabilidad entre los materiales importados, los procesos productivos y los productos terminados exportados.
Ahora bien, ¿cómo podría impactar esta práctica en la operación? estas observaciones pueden presentarse en distintos momentos del proceso:
1. Al momento de iniciar con las descargas
Algunas empresas realizan una reserva previa de los saldos disponibles en planta mediante sistemas MRP, asignando números de parte y cantidades específicas de materia prima que se encuentran en planta y que no podrán ser destinadas a una descarga.
Sin embargo, cuando se trabaja con grupos, familias o equivalencias de materiales, puede presentarse el escenario en el que parte del saldo disponible no sea identificado correctamente por el sistema de Anexo 24, debido a que la reserva se encuentra asociada a un número de parte específico y no al grupo o familia del material.
Esto puede ocasionar diferencias entre los saldos considerados para la operación y los materiales efectivamente disponibles para realizar la descarga.
2. Al momento de comprobar las descargas ante una revisión
Dentro de los BOMs cargados en los sistemas de Anexo 24 se declara de manera específica la materia prima utilizada para la fabricación de cada producto terminado, identificando los números de parte correspondientes.
El riesgo surge cuando durante la descarga se utiliza un número de parte alterno o equivalente que, aunque corresponda al mismo material físicamente, no se encuentra identificado dentro del BOM autorizado.
Ejemplo:
El BOM del producto terminado PT-001 establece como materia prima utilizada el número de parte MP-001.
Al momento de realizar la descarga, la empresa no cuenta con saldo disponible de MP-001, por lo que utiliza el número de parte MP-002, debido a que corresponde al mismo material o cumple la misma función dentro del proceso productivo.
Ante un requerimiento de información, la autoridad normalmente solicita algunos reportes para realizar la comparación entre:
Reporte de BOMs registrados en el sistema.
Reporte de descargas realizadas.
El análisis que realiza la autoridad consiste en validar que las combinaciones Producto Terminado Exportado – Materia Prima Descargada tengan un sustento dentro de los BOMs capturados en el sistema y compartidos en el reporte proporcionado.
Siguiendo el ejemplo anterior:
Reporte de BOMs Reporte de Descargas
PT-001 + MP-001. PT-001 + MP-002
Aunque operativamente pueda tratarse del mismo material, desde una perspectiva documental y de sistemas no existe una coincidencia entre ambos reportes, lo que puede generar cuestionamientos sobre la trazabilidad, integridad de la información y justificación de la descarga realizada, la autoridad podría considerar que la descarga no cuenta con un soporte documental adecuado.
Recomendación
Si bien entendemos que, por la naturaleza de algunas operaciones, resulta complejo eliminar completamente el uso de grupos, familias o materiales equivalentes dentro de los sistemas internos, la recomendación es establecer acciones graduales para reducir su utilización en los procesos relacionados con Anexo 24.
El objetivo principal es fortalecer la trazabilidad de la operación y asegurar que la información registrada en los BOMs, las descargas y los sistemas internos mantenga una relación directa y comprobable ante cualquier revisión por parte de la autoridad.
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