¿Cómo saber si nuestro Sistema de Control de Inventarios es funcional para mi operación?

Si bien podemos encontrar las bases del sistema de control de inventarios en el ANEXO 24 de las Reglas Generales De Comercio Exterior, no todos los sistemas se adaptan a las necesidades de las empresas, por ello es importante que las empresas de nueva creación o las que están en proceso de cambio de sistema tengan en claro las necesidades de su operación y en base a esto acercarse con los diversos proveedores de estos softwares.

El ANEXO 24 de las RGCE nos indica la INFORMACIÓN MÍNIMA QUE DEBE CONTENER EL SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE INVENTARIOS la ley nos hace un listado de 3 módulos base para el sistema:

I.   Catálogos.

II.  Módulo de aduanas.

III.  Módulo de reportes.

Sin embargo, esta información es enunciativa mas no limitativa y es la misma autoridad quien nos hace aclaración de esto en los 3 primeros incisos del ANEXO 24

I.  Dar cabal cumplimiento a las disposiciones establecidas en la Ley, su Reglamento y las RGCE en lo relativo al control de inventarios de las mercancías importadas temporalmente. 

II.  Contar con un instrumento para la comprobación de los retornos de las mercancías importadas temporalmente y control de mercancías pendientes de retorno.

III.  Generar reportes que permitan dar cumplimiento a los requerimientos de información establecidos en las disposiciones aduaneras y de la propia autoridad.

Es con este último punto con el cual la autoridad suele generar dolores de cabeza a los contribuyentes al momento de requerir ciertos campos muy específicos como lo son las secuencias de los pedimentos que se vean reflejados en los reportes de operaciones del ANEXO 24, así como la estructura de los BOM’s y otras pequeñas especificaciones que realmente van cambiando de auditor en auditor o se van adaptando a los nuevos lineamientos de la autoridad.

Adicional a estos puntos y tras las modificaciones publicadas al anexo 24 el día 14 de octubre de 2024 debemos considerar los siguientes puntos.

El sistema deberá ser capaz de brindarnos los accesos para que la autoridad pueda ingresar a nuestra información por medio de un usuario con permisos limitados a consulta.

El sistema deberá ser capaz de implementar una vinculación/interfaz con nuestro sistema ERP/MRP.

Si bien entendemos que no para todas las empresas es factible pagar el sistema mas caro del mercado únicamente con la finalidad de un cumplimiento debido a que su operación no lo requiere, si es importante que antes de realizar la selección de un sistema conozca su operación, podrían partir de preguntas muy sencillas y posteriormente irlas realizando mas especificas a sus operaciones:

1. ¿Cuál es mi nivel de operaciones mensuales?

2. ¿Qué tanto podría crecer la demanda de operaciones?

Este punto se debe a que no es la misma exigencia para el sistema el tener operaciones de 10-20 pedimentos mensuales con 3 facturas que se traducen a 20 partidas cada uno a tener 80 o mas movimientos con 10-12 facturas llegando a mas de 800 partidas, también debemos considerar los pronósticos de crecimiento de la empresa, es decir si esperamos duplicar o triplicar las operaciones en un corto periodo de tiempo ¿el sistema será capaz de cubrir esta necesidad o incurriremos en un costo adicional al necesitar migrar a un sistema nuevo?

3. ¿Cuáles son mis obligaciones respecto a mis certificaciones (tipo de IMMEX, OEA, CIVA) o beneficios otorgados por la autoridad (R8, PROSEC, Tratados, Acuerdos, Etc.)?

4. ¿Cuáles de estas obligaciones debo llevar dentro del anexo 24 y cuales puedo de manera externa?

En el mercado contamos con todo tipo de opciones para contratar un sistema de anexo 24 algunos son capaces de llevar dentro del sistema controles para reglas 8vas, así como autoanálisis de información, recordatorio de vencimientos o renovaciones de certificaciones, etc.

Este tipo de herramientas suelen ser de utilidad para empresas que cuentan con un equipo pequeño de trabajo, que normalmente se ve absorbidos por la operación y que no cuenta con un soporte externo para la realización del seguimiento a estas obligaciones.

5. ¿Cuál es mi metodología de descarga en el proceso?

6. ¿Necesito un control específico para AF?

Cada empresa maneja diversos tipos de descarga, algunas cuentan con BOM’s fijos, mientras que otras manejan artículos confeccionados a la medida, algunas necesitan realizar retrabajo o incorporaciones adicionales en algunas operaciones, otras llevan un control detallado de que materia prima produce que producto terminado, etc.

Entonces el sistema a elegir deberá ser capaz de adaptarse a esta necesidad o en su caso brindarnos una alternativa que sea funcional para las operaciones.

7. ¿En caso de un requerimiento con la autoridad el sistema será capaz de generar los reportes requeridos por la autoridad?

Si bien cada requerimiento por parte de la autoridad puede tener diferentes requisitos basados en quien nos está auditando, así como la información que nos esta requiriendo, en los últimos años hemos sido capaces de observar una constante en los reportes requeridos:

• IMPORTACIONES:

• EXPORTACIONES:

• DESCARGAS:

Partiendo de esto podemos acercarnos con las opciones que nos brinda el mercado respecto a sistemas de control de inventarios, pedir que nos muestren ejemplos que se apeguen a las operaciones que manejamos en la empresa y no quedarnos con ninguna duda sobre el proceso o si cualquier adecuación nos generaría un costo adicional.

Siempre hemos creído que cada empresa es un mundo diferente y que cada empresa es un mundo diferente, entre la cantidad de información que maneja, los procesos y políticas internas y la gran variedad de beneficios y obligaciones a las que las empresas pueden aplicar nos deja en una cantidad inmensa de escenarios. Y no por que un sistema sea funcional para otra empresa significa que será adaptable a nuestras operaciones.