Una auditoría no empieza cuando llegan los visitadores, empieza desde cómo operas todos los días
En la actualidad para efecto de comercio exterior en Mexico, el hecho de cumplir con las obligaciones aduaneras y fiscales ya no es solo una buena práctica, sino más bien una condición de supervivencia para las empresas que realizan comercio exterior. Una de las formas mas directas que puede tener la autoridad de verificar que se encuentran en cumplimiento es mediante la practica de visitas domiciliarias, es decir, cuando algún personal del SAT se presenta físicamente en las instalaciones de nuestras empresas.
Lo que distingue a una empresa bien preparada de una que entra en pánico, es simplemente el conocer exactamente que haces antes, durante y despues de que esto ocurra, y esta prestación no improvisa en el momento en que llegan los visitadores; por tal motivo el presente blog te explicaremos lo que necesitas saber sobre las visitas domiciliarias en comercio exterior al momento que tocan tu puerta, partiremos explicando desde el conocer que son, cuáles son los errores mas comunes y como proteger a tu empresa de forma preventiva.
¿Qué es una visita domiciliaria?
Una visita domiciliara es una facultad de comprobación en el cual permite a la autoridad acudir directamente al domicilio fiscal, establecimiento o instalaciones del contribuyente, con el propósito de verificar que se encuentran al corriente del cumplimiento de sus obligaciones fiscales y de comercio exterior.
Esto significa que la autoridad puede:
· Presentarse físicamente en tu empresa sin previo aviso.
· Solicitar documentación e información especifica
· Realizar inspecciones físicas de mercancías, almacenes e instalaciones.
· Levantar actas formales de cada actuación que realicen los visitadores durante la visita.
El marco legal que regula este procedimiento administrativo se encuentra fundamento en los artículos 42 al 47 del Código fiscal de la federación (CFF) en los cuales se establecen las facultades, procedimientos, obligaciones aplicables para el desarrollo de estas.
Lo que la autoridad puede hacer durante la visita
Una vez iniciada formalmente la visita, la autoridad puede:
Solicitar expedientes de operaciones de importación y exportación.
Revisar el sistema de control de inventarios (Anexo 24 y reportes Anexo 31).
Hacer recorridos por las instalaciones para levantar el activo fijo importado y/o materia prima en caso de que el auditor así lo determine.
Acceder a registros contables, contratos de maquila y documentación financiera relacionada, comúnmente te solicita de un periodo o en ocasiones de operaciones en específico, correspondientes del plazo aplicable de los últimos cinco años.
Aplicar medidas precautorias como el aseguramiento o embargo de mercancías, si así lo determina.
Además, al inicio de la visita la autoridad debe entregarte la Carta de Derechos del Contribuyente Auditado y un folleto del Programa Anticorrupción. Si no lo hacen, puedes solicitarlo.
Todo esto debe estar amparado dentro de la orden de visita y acta de inicio del procedimiento, puesto que este último será el documento que da inicio legal al proceso y cuyo contenido debes revisar cuidadosamente durante todo el proceso de tu auditoria.
Obligaciones del contribuyente durante una visita domiciliaria: acciones clave y errores que deben evitarse
Lo que sí debes hacer:
Permitir el acceso al domicilio señalado en la orden.
Designar dos testigos y contar con la firma de tu representante legal o personal designado como el compareciente.
Proporcionar la documentación solicitada dentro de los plazos indicados.
Leer cuidadosamente y firmar el acta de inicio, las actas parciales, el oficio de observaciones y el acta final únicamente después de revisar su contenido.
Llevar un registro propio de todo lo que la autoridad recibe durante la visita y entregas.
Lo que debes evitar a toda costa:
Obstruir el acceso o negar documentos sin una justificación legal válida.
Permitir el ingreso de visitadores que no figuran en la orden.
Firmar actas sin revisarlas o sin consultar a tu asesor cuando hay observaciones.
Destruir o alterar cualquier documentación durante la visita.
Comprometerte a entregar información adicional sin antes consultar con tu equipo asesor.
Buenas prácticas para empresas de comercio exterior
La mejor defensa ante una visita domiciliaria no es la reacción: es la preparación anticipada.
Estas son las prácticas que marcan la diferencia:
Define un protocolo de respuesta por escrito. Establece quién recibe a la autoridad, a quién se llama de inmediato, dónde están los documentos clave y quién puede firmar actas en representación de la empresa, así como la designación de los testigos, recordando que estos tendrán que encontrarse hasta el cierre de las actas.
Organiza y actualiza tu archivo documental. Los pedimentos de los últimos cinco años deben ser localizables, y es importante mantener su SCI (Anexo 24) conciliado con el inventario físico. Importante, realizar revisiones periódicas de contar con sus contratos vigentes (Maquila, arrendamiento, comodato, etc.)
Capacita a tu personal clave. Recepción, import-export, cumplimiento, mantenimiento y contabilidad deben saber exactamente qué hacer y qué no hacer cuando llegue la autoridad. Importante tener a personal que conozca de su activo físico ya que es esencial al momento del recorrido por parte de la autoridad tener la certeza de la identificación de los datos de identificación, así como el nombre de cada equipo.
Mantén actualizados su sistema de control de inventarios, así como tener un control de su activo fijo y los registros de mermas y desperdicios deben estar al corriente y documentados correctamente, e integración de sus expedientes lo mas completos posibles para este tipo de operaciones.
Realiza revisiones preventivas periódicas. Identificar tus áreas de riesgo antes de que lo haga la autoridad es siempre más económico en tiempo, dinero y reputación que resolver una observación durante una visita activa.
Hay una frase que resume perfectamente la filosofía correcta ante las visitas domiciliarias: “La visita no empieza cuando llegan… empieza desde cómo operas todos los días.”.
En la actualidad las empresas con programa IMMEX o que realizan operaciones de comercio exterior y que estas operan con mayor tranquilidad no son necesariamente las más grandes ni las más antiguas. Son las que han invertido en tener un protocolo de prevención, mantienen sus expedientes electrónicos con su documentación correspondiente y actualizada, cuentan con protocolos claros y con asesoría especializada que les ayuda a ver su operación con los mismos ojos con que la verá la autoridad; recordando que el cumplimiento aduanero y fiscal no es solo una obligación: es una ventaja competitiva.
¿Tu empresa está lista si hoy tocan la puerta?
En AudiCo acompañamos a empresas de comercio exterior en cada etapa del proceso de cumplimiento y fiscalización. Si quieres saber cuál es el nivel de preparación real de tu empresa, podemos ayudarte con:
· Simulacros de auditoría, para que tu equipo sepa exactamente cómo actuar.
· Acompañamiento presencial en visitas domiciliarias.
· Revisiones preventivas de cumplimiento, para identificar y corregir riesgos antes de que llegue la autoridad.
· Diagnósticos integrales de comercio exterior enfocados en IMMEX, aduanas y obligaciones fiscales.
La preparación es la diferencia entre una visita que se maneja con profesionalismo y una que genera consecuencias evitables, generando más cumplimiento y menos riesgo.
¿Tu empresa está preparada para una visita de la autoridad?
En AudiCo realizamos un Simulacro de vista de la Certificación OEA/C-TPAT, consiste en una simulación de una visita de cumplimiento de la certificación, para identificar áreas de mejora en tu equipo, procesos e información.
✅ Análisis de procesos y documentación para detectar vulnerabilidades.
✅ Identificación de riesgos y posibles sanciones.
✅ Plan de acción personalizado para fortalecer tu cumplimiento.
