¿Cómo mejorar la gestión de Activo Fijos ante una auditoría?
La normatividad aduanera no define el Activo Fijo, pero considerando como referencia el Art. 32 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y la Norma de Información Financiera NIF C-6.
Art.32 LISR:
Activo fijo es el conjunto de bienes tangibles que utilicen los contribuyentes para la realización de sus actividades y que se demeriten por el uso en el servicio del contribuyente y por el transcurso del tiempo. La adquisición o fabricación de estos bienes tendrá siempre como finalidad la utilización de estos para el desarrollo de las actividades del contribuyente, y no la de ser enajenados dentro del curso normal de sus operaciones.
Norma de Información Financiera NIF C-6
Propiedades, planta y equipo, también conocido como Activo Fijo, son bienes tangibles (bienes físicos) que:
Posee una entidad (sobre los cuales ya tiene los riesgos y beneficios) para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos, sin un propósito inmediato de venderlos;
Se espera usar generalmente durante de un año o de un ciclo normal de operaciones.
Identificar los activos fijos de tu empresa y su documentación es una buena práctica para agilizar procesos y dar seguimiento.
¿Cómo se comprueba la legal estancia y tenencia?
El control de activos fijos es crucial en una auditoría por varias razones, ya que impacta directamente la precisión y la integridad de los estados financieros de una empresa, y puede repercutir en nuestra certificación IMMEX, infracción y sanciones por ende causal de suspensión padrón de importadores.
En virtud del Art. 106 CFF y 146 de la Ley Aduanera, nos dicta:
Art. 106 CFF:
II. La estancia legal en el país de las mercancías extranjeras se comprueba, con:
a) La documentación aduanal exigida por la Ley.
b) Nota de venta expedida por la autoridad fiscal.
c) Comprobante fiscal digital por Internet que deberá reunir los requisitos que señale este Código, así como las reglas de carácter general que al efecto emita el Servicio de Administración Tributaria.
d) La carta de porte en que consten los datos del remitente, del destinatario y de los efectos que ampare, si se trata de porteadores legalmente autorizados para efectuar el servicio público de transporte, fuera de la zona de inspección y vigilancia permanente.
Art. 146 LA
l. Documentación aduanera que acredite su legal importación, o bien, los documentos electrónicos o digitales, que de acuerdo con las disposiciones legales aplicables y las reglas que al efecto emita el Servicio de Administración Tributaria.
II. Nota de venta expedida por autoridad fiscal federal o institución autorizada por ésta, o la documentación que acredite la entrega de las mercancías por parte de la Secretaría.
III. Comprobante fiscal digital que deberá reunir los requisitos que señale el Código Fiscal de la Federación.
Las empresas porteadoras legalmente autorizadas, cuando transporten las mercancías de procedencia extranjera fuera de la franja o región fronteriza, podrán comprobar la legal tenencia de las mismas con la carta de porte
Principales desafíos en el control de activos fijos
El control de activos fijos enfrenta varios desafíos que puede complicar la gestión eficiente y precisa de estos recursos.
Los principales retos que enfrenta tu empresa en el control de activos fijos son:
Falta de capacitación: Personal no capacitado puede cometer errores que afecten la gestión de los activos.
Monitoreo deficiente: La falta de monitoreo de entradas y salidas de nuestro AF.
Transferencias no documentadas: Movimientos no registrados de activos pueden resultar en pérdidas o descontrol de recursos.
Perdida de control de documentación: Como bien sabemos, debemos de mantener un periodo auditable de 5 años (ARTÍCULO 030 CFF: Lugar y plazo para conservar la contabilidad) y para el caso de los AF tiene que ser desde que empezamos a importarlos, es por ello que se recomienda tenerlos siempre custodiados y darles revisión periódica.
Mantenimiento escaso: La falta de mantenimiento adecuado puede reducir la vida útil de los activos y aumentar los costos de reparación; que podemos también en recaer con la perdida de placas de identificación.
¿Cómo llevar un buen control y que herramientas puedes usar para una correcta gestión de Activo Fijos?
Si bien la tecnología ofrece una amplia gama de herramientas y soluciones para mejorar el control de activos fijos, adecua una herramienta tecnológica que sea amigable en tu planta, para que el personal se familiarice e implemente en su plan diario.
Generar etiquetas QR para el control de los activos
Organizar la documentación de tus activos fijos a través de filtros específicos.
Asignar a un responsable de cada planta y maquinaria
Crear reportes personalizados sobre el estatus en tiempo real de tus activos fijos
RECOMENDACIONES:
AudiCo es un despacho que está especialmente desarrollado para empresas dedicadas al comercio exterior que implementa KPIS, esto son algunas recomendaciones que sugerimos a las empresas IMMEX:
Capacitación Continua
Herramientas tecnológicas y automatización
Asesoría Continua
Auditorias Preventivas
