Procedimientos de control interno: El requisito detrás del expediente electrónico.
En materia de comercio exterior, el cumplimiento ya no se limita a contar con información, sino a demostrar que esta se encuentra debidamente controlada, estructurada y disponible en un expediente electrónico por operación.
Recientemente, mediante una circular emitida el 2 de marzo por la CAAAREM, se retoma un punto clave: la incorporación del artículo 81-A del Reglamento a la Ley Aduanera, que entró en vigor el 24 de febrero de este mismo año, el cual establece qué deberán implementar los sujetos obligados al integrar su expediente electrónico.
Este ajuste no solo aclara criterios, sino que pone sobre la mesa un elemento crítico: la necesidad de implementar procedimientos de control interno que respalden la correcta integración del expediente electrónico.
Cómo implementar procedimientos de control interno para un expediente electrónico sólido y auditable.
Si bien, en su mayoría, las empresas ya cuentan con procedimientos internos documentados para la ejecución de sus operaciones diarias, este cambio implica dar un paso adicional: incorporar controles específicos que aseguren la correcta integración, validación y mantenimiento del expediente electrónico aduanal.
Pero, ¿qué significa esto en la práctica?
No se trata de generar más documentos, sino de asegurar que la información sea confiable, trazable y esté disponible en todo momento para la autoridad.
Un procedimiento de control interno para el archivo electrónico debe establecer:
• Quién genera la información
• Quién la valida
• Quién la audita
• Quién la integra y da seguimiento a su actualización
Se debe mapear el proceso desde la generación del documento hasta su resguardo.
EJEMPLO DE ESTRUCTURA DE UN PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO
En base a Art. 112 y 59, fracción V, LA; RGCE: 3.1.42 y 4.3.22 y RLA 81A.
1. Responsables:
✔ Ventas: Integra contratos definidos.
✔ Compras: Órdenes de compra, acuerdos con proveedores, actualización de precio unitario de materias primas, avisa sobre carta porte al proveedor.
✔ Almacén: Reporte de control de inventarios MRP, control de remisiones firmadas de recibido.
✔ Cuentas por pagar: Valida facturas e integra comprobantes de pagos.
✔ RH: Mantiene resguardada y actualizada la lista de empleados con CFDI de nómina.
✔ Producción: Provee información sobre generación de desperdicios.
✔ Ingeniería: Creación de los BOMs.
✔ Tráfico: Integra pedimentos y sus anexos.
✔ Comercio exterior/Compliance: Audita la integración del expediente.
2. Flujo documentado
Se establece un proceso claro:
Recepción de documentos
Validación contra sistemas (Anexo 24 / ERP)
Integración al expediente electrónico
Revisión final
Todo con tiempos definidos.
3. Validaciones clave
Antes de integrar la información:
• Se valida congruencia entre pedimento, factura, contratos y sistema.
• Se revisan datos clave dentro de cada documento que forma el expediente, sobre todo datos que permitan ser relacionados entre sí, como: # de pedimento, fechas, orden de compra, contratos vigentes, procesos productivos claros, entre otros).
• Se asegura que el expediente esté completo.
4. Trazabilidad
El sistema o control permite identificar:
• Qué departamento aporta cada documento.
• Fecha de integración.
• Nombre de los documentos que materializan la operación.
5. Conservación y respaldo
• Documentos almacenados en repositorio estructurado y confiable.
• Respaldo automático.
• Control de versiones (actualizar nomenclatura y fecha cuando se realice una actualización o cambio al proceso).
6. Acceso para autoridad
• Expediente organizado por operación.
• Consulta rápida por pedimento o periodo.
• Responsable asignado para atender requerimientos.
En términos generales, estas son las bases para la creación de procedimientos de control interno que permitan demostrar a la autoridad que existe una secuencia lógica, documentada y comprobable en la operación.
Con ello, se refuerza que es a través de una estructura bien definida como se marca la diferencia entre cumplir y poder demostrar el cumplimiento ante la autoridad.
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