¿Tu expediente electrónico ya está listo? Materialidad, trazabilidad y los nuevos retos aduaneros
Las actualizaciones normativas que entraron en vigor a principios de año, así como las que se realizaron en el primer trimestre de este, traen consigo diversos cambios en nuestra operación y en el día a día de nuestras actividades en materia de comercio exterior. Desde la Manifestación de Valor Electrónica, la ampliación de documentos que integran nuestro expediente por operación, y la mayor responsabilidad brindada a los Agente Aduanales en las mismas; todos estos cambios conllevan a una mayor carga operacional en nuestras actividades sobre todo en empresas con programa IMMEX y una mayor rigurosidad al momento de integrarlas en nuestro día a día. Estamos a mediados de año y parece ser que estas actualizaciones aún no logran integrarse por completo en los procesos internos de cada empresa maquila, y aunque parezcan acciones y mecanismos separados uno de otro, todos llevan al mismo fin: demostrar que nuestras operaciones cumplen con la materialidad y trazabilidad de éstas.
Aunque este tema lleva medio año siendo el protagonista de múltiples foros, boletines, comunicados y un sinfín de documentos compartidos por diversas figuras del comercio exterior, sigue sin poder incorporarse como uno de los ejes rectores en las operaciones de las distintas empresas que forma parte del ambiente “maquilero” en el país. Esto puede resultar en una complicación para nuestras operaciones en caso de que nos enfrentemos a una situación de facultades de comprobación por parte de la Autoridad. Si bien han sido temas y modificaciones que parecen no tener relación por el punto que abordan, la verdad es que recaen en que el mismo objetivo que es respaldar nuestras operaciones y demostrar que efectivamente se realizaron y que se puede seguir la “ruta” que tuvieron desde el momento en que la mercancía o bien fue importado hasta que éste fue transferido, retornarlo, destruido, etc.
Pero ¿cómo es que tienen relación una con la otra?
Comenzando con la MVE, en resumidas cuentas y para fines prácticos lo novedoso de este cambio (entre otros) es que ahora se tiene que respaldar cómo es que le fue asignado el valor al bien para determinar las contribuciones que se van a pagar al momento de la importación; es decir, qué elementos influyeron para indicar el valor que se está señalando en pedimento y cómo podemos comprobar que dicho monto es el real. Por lo cual debemos contar con todo archivo o documento que permita demostrar que el valor indicado tiene una razón de ser.
Ahora bien, respecto a la ampliación de los documentos que integran el expediente electrónico, al igual que el punto anterior, se debe a que desde la perspectiva de la Autoridad nuestras operaciones deben contar con el respaldo documental que permitan observar el correcto desarrollo de nuestras operaciones y que estas estén en cumplimiento. Que no dejen cabida a que se interpreten como una “simulación”, y que se pueda observar que dichas operaciones se efectuaron de acuerdo con los programas de fomento con los que contamos, que se realizaron en la legalidad, que se integraron efectivamente a nuestros procesos para lo cual contamos con la infraestructura, equipo y material necesario para realizarlas sin inconveniente y que se tienen los permisos necesarios y en regla, entre otros. Por ello, es de suma importancia que nuestro expediente cuente en primera instancia con todos los documentos que la ley y RGCE enlistan en sus enunciados, además de cualquier otro documento que desde nuestra operación y experiencia como equipo operativo sabemos que puede ayudar a dar mayor soporte y claridad a nuestras operaciones.
En este sentido, llegamos al tema del Agente Aduanal y lo que nos solicita como figura responsable de nuestros documentos aduaneros al momento de ser presentados ante la aduana para el cruce de nuestras importaciones. Como se ha observado en los últimos meses los AA han ampliado tanto la lista de documentos que solicitan al equipo de “import y export”, como los escritos y manifestaciones libres que están adjuntando en nuestros expedientes para fines de respaldo en las agencias. Esto debido a la mayor responsabilidad otorgada al agente al momento de revisar y validar los documentos que le presentamos para que realicen nuestras operaciones ante la aduana. Es decir, la Autoridad decidió que ahora el AA será el garante de la validez de nuestras operaciones, por lo tanto, la tarea de los AA es respaldar sus propias operaciones a través de solicitarnos más documentos y que estos cumplan con los criterios normativos, pues ahora su figura como responsable solidario le exige mayor rigurosidad al momento de llevar a cabo nuestras operaciones.
Como se observa estas nuevas disposiciones están ligadas y tienen un mismo fin: demostrar que nuestra operación realmente se efectúo (materialidad), que se está en cumplimiento y que además podemos seguir su ingreso y destino sin problema, a través de estos documentos (trazabilidad); es decir, puedo respaldar cómo se obtuvieron esas mercancías (órdenes de remisión, órdenes de compra, órdenes de consignación etc), qué valor les estoy dando y por qué (si se pagó por ellas, si se recibió en consignación, si se pagaron seguros, transporte, algún otro gasto que influya en el valor indicado, etc.), que compartí al Agente Aduanal todo documento necesario para demostrar la legalidad y trasparencia de la operación ante la aduana, y que además en mis propios archivos cuento con un expediente que da soporte a cada paso y acción que formó mi operación.
Aunque todo lo anterior supone mayor carga operacional, si se trabaja en mecanismos de control internos podemos lograr mayor organización y sistematización al momento de ir armando nuestro expediente electrónico para que cada operación sea más fácil de integrar. Sin duda el trabajo en conjunto dentro de los distintos departamentos que se involucran en las operaciones de importación y exportación puede facilitar y aligerar la tarea de integrar estos expedientes para que prioricemos la materialidad y trazabilidad de nuestras operaciones.
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